Charte de Confidentialité & Traitement des Données

1. Préambule & Engagement de Transparence

La Coopérative Scolaire USEP de Saint-Luperce attache une importance absolue au respect de la vie privée et à la sécurité des données à caractère personnel collectées auprès de ses membres, bénévoles, parents d'élèves et visiteurs du portail documentaire. En tant qu'organisation à but non lucratif exerçant une mission d'utilité publique, nous nous interdisons toute forme de commercialisation, d'échange ou d'exploitation de vos informations personnelles.

Cette politique a pour objectif de détailler de manière transparente, complète et exhaustive, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679) et à la Loi Informatique et Libertés de 1978 modifiée, les modalités de collecte, de traitement, d'archivage et de sécurisation des données que vous nous confiez lors de l'utilisation de nos formulaires d'échange administratif ou de la consultation de nos rapports.

2. Identité du Responsable du Traitement

Aux termes de la législation en vigueur, le responsable du traitement de vos données est :
COOPÉRATIVE SCOLAIRE USEP DE SAINT LUPERCE
Enregistrée au Répertoire National des Associations sous le numéro RNA : W281001355 et sous le SIREN : 497872895.
Le siège social est établi à l'adresse suivante :
ECOLE JULES VERNE, 11 RUE DE LA MAIRIE, 28190 SAINT-LUPERCE.
Toute question relative à la protection des données peut être adressée directement par voie électronique à notre délégué interne de protection des données : sultanbillu0@gmail.com.

3. Catégories de Données Personnelles Traitées

Dans le cadre strict des activités d'intérêt public de l'association, la coopérative est amenée à traiter les catégories de données personnelles suivantes :

• Données d'identité de l'expéditeur : Nom, prénom, civilité ou raison sociale de l'institution d'origine, indispensables pour instruire les formulaires d'admission.
• Coordonnées d'échange : Adresse électronique (e-mail) et numéro de téléphone mobile, requis pour répondre aux sollicitations documentaires ou de chaperonnage.
• Données de choix civique : Département administratif de destination, type d'engagement sollicité (parent accompagnateur, animateur de terrain, simple visiteur), requis pour orienter les candidatures.
• Données de contenu : Message rédigé au sein du formulaire d'admission, archivé pour le suivi des requêtes d'intérêt général.
• Données techniques de connexion (logs) : Adresse IP anonymisée et données de trafic, recueillies uniquement à des fins de sécurité de notre serveur institutionnel et exclues de tout ciblage publicitaire.

4. Finalités et Bases Légales du Traitement

Le traitement de vos données personnelles repose exclusivement sur les fondements légaux décrits ci-après :

A. L'exécution de notre mission d'utilité publique (Base légale : Article 6-1-e du RGPD)

La collecte de vos informations est indispensable pour organiser les activités physiques de pleine nature, structurer le chaperonnage des enfants conformément au Code de l'éducation nationale, et publier les indicateurs de mixité et d'activité physique exigés lors des audits réglementaires d'exercice.

B. Le consentement explicite de l'utilisateur (Base légale : Article 6-1-a du RGPD)

En soumettant volontairement le formulaire d'admission civique présent sur la page contact.php, vous donnez votre accord éclairé pour que notre secrétariat conserve vos données de contact afin d'apporter une réponse circonstanciée à votre demande.

C. Le respect de nos obligations légales (Base légale : Article 6-1-c du RGPD)

Certaines informations concernant les parents accompagnateurs de terrain doivent être obligatoirement conservées et transmises aux autorités académiques départementales à des fins de vérification d'honorabilité, garantissant ainsi la sécurité absolue des mineurs lors de nos sorties de repérage et d'orientation.

5. Durée de Conservation des Données

La Coopérative Scolaire USEP de Saint-Luperce applique des durées de conservation strictement limitées aux objectifs statutaires et d'audit :

• Demandes d'information générale via formulaire : Les données de contact et les messages sont conservés pendant une durée maximale de 12 mois à compter de la clôture de la demande administrative, afin de permettre l'audit de notre gestion de liaison.
• Dossiers de parents accompagnateurs & bénévoles actifs : Les informations d'identité et de contact sont conservées durant toute l'année scolaire d'exercice en cours (exercice 2026) et sont systématiquement purgées au 31 août de l'année civile en cours.
• Données comptables et justificatifs financiers : Conformément à la réglementation sur la transparence financière associative, les pièces de co-gouvernance budgétaire sont conservées en archive sécurisée pendant 5 ans.

6. Destataires des Données et Absence de Transfert Commercial

Vos données personnelles sont destinées au bénéfice exclusif des membres habilités de notre conseil d'administration (Président, Trésorière, Secrétaire général) pour l'exécution de leurs fonctions. Aucun tiers non autorisé ne peut y accéder.

Absence totale de transfert commercial : L'association s'interdit d'héberger, de louer, de vendre ou de divulguer vos coordonnées à des régies publicitaires, des organismes de marketing ou tout autre tiers commercial. Aucun transfert de données hors de l'Union Européenne n'est opéré par l'association.

7. Mesures de Sécurité et Chiffrement

Afin de protéger vos données personnelles contre tout accès illicite, divulgation ou altération fortuite, le portail documentaire de la Coopérative Scolaire USEP de Saint-Luperce intègre des dispositifs de sécurité conformes aux meilleures pratiques de l'industrie :

• L'intégralité du trafic réseau vers nos pages .php est sécurisé par un certificat de chiffrement SSL/TLS (HTTPS), rendant les données illisibles durant leur transfert vers notre serveur de destination.
• Les serveurs Express configurés pour l'exercice 2026 font l'objet d'un contrôle de correctifs de sécurité permanent et sont hébergés au sein d'infrastructures hautement sécurisées bénéficiant de pare-feu avancés.
• L'accès administratif aux bases de données intermédiaires et aux mails reçus est protégé par des protocoles d'authentification à double facteur réservés aux seuls administrateurs de l'association.

8. Droits des Personnes Concernées

Conformément à la réglementation RGPD, vous disposez de droits complets sur les données personnelles vous concernant :

• Droit d'accès (Art. 15 RGPD) : Vous pouvez demander confirmation que vos données font l'objet d'un traitement et en obtenir une copie lisible.
• Droit de rectification (Art. 16 RGPD) : Vous pouvez exiger la correction de toute coordonnée erronée, incomplète ou obsolète enregistrée par notre secrétariat.
• Droit à l'effacement / oubli (Art. 17 RGPD) : Vous pouvez demander la suppression définitive de vos données de contact de nos bases actives.
• Droit à la limitation du traitement (Art. 18 RGPD) : Vous pouvez suspendre l'usage de vos données le temps qu'une vérification soit effectuée.
• Droit d'opposition (Art. 21 RGPD) : Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données d'entraide.

Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez contacter notre bureau à tout moment par courrier postal à l'adresse de notre siège (École Jules Verne, Saint-Luperce) ou par voie électronique à sultanbillu0@gmail.com. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits RGPD ne sont pas respectés, vous avez la possibilité légale d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle française, la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).